1С:Документооборот 8 (1с архив 8)

Ищете способ простого ввода документов в 1С? Позвоните в центр кт, мы вам поможет решить данный вопрос. Центр кт это профессиональное внедрение систем электронного документооборота.

ВАЖНО: программа работает не ниже 1с предприятии версии 8.2.

Программа "1С:Документооборот 8" (старое название 1С Архив 7.7) при грамотном внедрении позволяет провести автоматизацию обработки публичных и внутренних документов предприятий, компаний и бюджетников с возможностью как электронного, так и бумажного документооборота. Для организации документооборота лучше всего подходит именно восьмёрка с её хранилищами данных.

Единая база в 1С:Документооборот 8 обеспечивает в компании центральное безопасное хранение, актуальный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.

Конфигурация 1С:Документооборот 8 не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Новая программа 1С:Документооборот 8 заменяет старую версию на платформе 1с 7.7 1С:Архив, которая уже больше 11 лет используется в тысячах предприятий. Замена произошла как по названию так и по составу. С чего начинали, к тому и вернулись. Бизнес "1С" начинался в начале 90-х не с "Бухгалтерии", а с автоматизации корпоративной электронной почты и документооборота. В ее арсенале был продукт "1С:Документооборот", который в какой-то момент стал называться "1С:Архив". Она поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Если Вы планируете использовать «1С:Документооборот 8» на нескольких компьютерах, приобретите соответствующее число клиентских лицензий (руб.)

Мы порой не задумываемся о том, как трудоемка и в то же время очень ответственна и важна бывает работа рядового секретаря.?Каждый день приходят и уходят офисные документы, встреча партнеров по бизнесу, приведствие клиентов, прием звонков, срочная печать кучи документов.

Часто кадровику приходится выслушивать от колег по работе упреки по наличию бардака в документообороте. Практически все сотрудники в офисе ведут свои пометки и документы в привычных Ворд и Эксель. При увольнении сотрудники часто удаляют все свои наработки в Ворде или Экселе. В программе 1с трудно удалить все наработки и чтобы никто не заметил этого. Как правило, вся это куча документ образует бесконечный электронную макулатуру, т.к. потом трудно что либо найти. Когда достанет этот бардак в документации, и придется искать программное решение 1с. Принимая во внимание, что практически на всех предприятии есть платформа 1С Предприятие 8 или 7.7.

Сканирование документов для документооборота является неотъемлемой составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумажных архивов к электронным системам хранения информации. Сканирование и ввод документов является критически важным этапом внедрения систем электронного документооборота. Зачастую компании серьезно недооценивают всю сложность данного этапа внедрения. На сканирование и ввод архива существующих документов выделяется недостаточно времени, финансовых и людских ресурсов.

Хотим обратить ваши внимание на тяжелые трудовые будни секретарей, менеджеров, кадровиков и протянуть им свою руку помощи - центр кт. Остановите выбор на нашей компании и Вы получите простую и вместе с тем универсальную программу, некий рабочий инструмент секретарской работы, менеджера - позволяющий контролировать руководством компании.

С 1999 г. программа начала развиваться под названием «1С:Архив». В настоящее время программа применяется в несколько сотен организаций (в том числе таких, как Росэнергоатом, Росвооружение, Росстат, Национальный залоговый банк, Саяно-Шушенская ГЭС, Анжеро-Судженская администрация) с числом пользователей от 1 до 950, а документов — до полумиллиона объемом до 0,5 Тбайт. Общее число человек превышает несколько тысяч. Одна из самых продаваемых в России в своем классе!

Программа 1С:Документооборот 8 работает на платформе 1С:Предприятие 8.2 Управляемое приложение" и позволяет выполнять:

• работу с электронными документами 
• разгранчиение прав доступа, хранение документов
• регистрацию внутри компании входящих и исходящих документов 
• просмотр, редактирование и контроль редакций, версий документов
• удобный поиск информации
• учет рабочего времени
• бизнес-процессы и работу пользователей
• отчетность
• работу с системой через веб-браузер

Хранение документов

Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов  (например, "договора", "приказы", "служебные записки") или по уровню доступа (например, "общие", "конфиденциальные").

Каждой папке в программе 1С:Архив 8 устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Регистрация входящих и исходящих документов

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей,
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Автоматическое хранение редакций документов

Для просмотра и редактирования документов 1С:Документооборот 8 использует установенные программы для типов фалов, установленные на рабочих станциях пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8" обеспечивает доступ всем сотрудникам к файлам как для просмотра, так и для редактирования, в зависимости от прав. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, trf, html, txt) поддерживается сравнение версий.

Полнотекстовый поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Архиве 8" предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

Реализация в "1С:Документообороте 8" полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Обновление полнотекстового индекса выполняется автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта.

Рецензирование документов

Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.

Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

Рабочий стол

Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

Для автоматизации коллективной работы с документами в "1С:Документооборот 8" (1С:Архиве 8)предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Рассмотрение: офисный документ отмечается на одобрение к начальнику и с его резолюцией отмечается и поступает к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: Отправка документа всем пользователям в указанным списке для просмотра.

К любому из указанных бизнес-процессов можно прикрепить один или много документов.

Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, "важность документа", "теги", "корреспондент", "место хранения" и др.).

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли "Директор" и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

В программе 1С:Архив 8 присуствуют отчеты: справка об исполнительской дисциплине, список поручений, истекающих на дату, список просроченных поручений, динамика роста хранилища, справка по документам, справка по поручениям.

Приложение 1С Архив 8 это система управления документами, позволяющая повышать эффективность электронного документооборота на больших и малых предприятиях. 1С Архив 8 работает, в том числе, и с очень большими объемами электронной документации.

С помощью программы 1С Архив 8 можно организовать на предприятии централизованный архив документов, выполненный в виде иерархии папок. Все папки, создаваемые с помощью 1c архив 8 обозначаются русскими именами и могут иметь любой уровень вложенности. В данном приложении на каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка. Реквизиты, которые отмечаются в этой карточке, соответствуют требованиям ГОСТ. С их помощью можно легко и быстро определить все необходимые параметры документа в 1С Архив 8, узнать дату его создания, редактирования и прочее.

Работа с документами внутри конфигурации 1С Архив 8 хорошо продумана и умело организована. Она позволяет вести совместное использование и редактирование файлов. Система 1 с архив 8 следит за тем, чтобы в данный момент времени документ редактировался только одним пользователем, временно блокируя доступ к нему остальным.

Еще одна важная возможность 1С Архив 8 это хранение разных версий электронных документов. Даже после редактирования вы можете вернуться к любой из старых версий документа, что может быть очень полезным в работе.

Сама программа 1С Архив 8 дает возможность разделить права доступа к документам и разделам для разных групп пользователей. В зависимости от уровня доступа, пользователь 1с Архив 8 может иметь возможность чтения, добавления, редактирования и удаления электронных документов. В карточке документа пользователи могут оставлять свои рецензии, доступные для свободного просмотра.

При покупке 1C Документооборот 8 доставка и установка выполняется бесплатно в пределах кольцевых дорог городов: Москва, Петербург, Новосибирск, Екатеринбург, Нижний Новгород.